同人誌制作部

初めて同人誌即売会に参加する人へ 〜会場編〜

同人誌即売会に参加する決意はできましたか?
このページに来た人は、もうイベントに申し込んで同人誌を作り始めているか、脱稿したけど即売会の参加が初めてで何を準備をしたらいいのかが分からない人でしょう。

ここでは、初めて同人誌即売会に参加するけど、何を準備をしたらいいのか、当日会場でなにをしなければならないのかを書いていきたいと思います。

大まかな流れを確認するつもりで、気軽に読んでくださいね。

イベント主催から送られてくる書類の確認

サークル案内の確認

サークル参加が問題なく処理されていれば、イベントの一ヶ月〜二週間前後にイベント主催から封筒が届きます。
封筒の中には、サークルチケットと当日の流れや注意事項が書いてある書類が入っています。
必要な書類が全て届いているかを確認して、何か足りないものがあれば運営に問い合わせましょう。封筒自体が届かない場合も同様です。

いつ届くかは主催によってまちまちなので、「一ヶ月前になったけど届かない・・・」と焦らずに、主催が発信しているSNSやWebサイトで書類が発送されているかの確認をしてください。

書類が届いたら、きちんと内容に目を通しましょう。
当日のサークル参加者の入場は何時からか、入場締め切りは何時までか、コスプレをする場合は・・・など、様々な情報が載っています。

これらはイベント毎に変わりますので、初参加の人はまず一通り目を通しておくと当日の流れが分かって安心に繋がると思います。

サークルチケットの確認

サークルチケットの確認をしましょう。

即売会の申し込みページには、1サークルにつき何枚のサークルチケットが貰えるかが書いてあります。
コミケやコミティアなどの大きなイベントでは3枚、個別に開催される規模の小さいイベントでは大体2枚だと思います。各イベントのWebサイトで確認してみてください。

枚数が足りなかったり、チケットに書いてある情報(個人情報やサークル名、スペース番号)が間違っている場合は運営に連絡しましょう。

宅配搬入が必要な場合

サークル案内には「宅配搬入」について書かれたページがあると思います。
宅配搬入というのは、自宅にある荷物を事前に会場に送りたい場合に必要になります。

例えば、既刊があったりポスタースタンドを持ち込む場合は手荷物が多くなりますよね。
先に送ってしまえば当日持ち物も少なくなりますし、しっかり時間を使って荷物をまとめるので忘れ物が少なくなることも。

ダンボールに詰めるほど無いという場合は、このまま次の項目へ進んでください。

宅配搬入が必要な人は以下の点を注意して確認しましょう。

  • 使用できる宅配業者
  • 荷物の必着日の確認
  • 送り先

宅配業者は、主催が指定する場合があります。クロネコヤマトやゆうパックが主流ですが、自分の好きな宅配業者で送れない場合がありますので、きちんと指示に従いましょう。

荷物の必着日も忘れずにチェックしてください。
イベント当日に間に合えば良いというわけではなく、一旦送った荷物を運営の方がまとめて移動させたりするので2日か3日前に指定されていることが多いです。遅れてしまうと当日荷物がイベント会場に届かない事態になるので必ず必着日は守りましょう。

送り先は、会場ではないことがあります。というのも、事前に荷物が会場に届いても、置いておく場所がない可能性があるからです。会場近くの配送センターに集めて、当日まとめて移動させるなどの手続きをしている場合がありますので、送り先もきちんと確認してください。

  • イベントから送られてきた書類に目を通そう
  • 書類に間違いがないか確認しよう
  • 宅配搬入は必着日送り先に要注意

持ち物の確認

さて、ここからはイベントの前準備の話です。
無いと困る物と、あると便利な物の二つに分けて紹介したいと思います。

無いと困るもの

まずは当日無いと困るものを上げていきたいと思います。

  • サークル案内・サークルチケット
  • 頒布物
  • 筆記用具
  • お金(買い物費・釣り銭)

サークルチケットはイベント会場に入るために必要な入場証です。
忘れると下手したら一般入場まで待つことになるかもしれません。売り子を頼んでいる場合、売り子と会場前で絶望することになるので気をつけてくださいね!!
間違えて宅配搬入の荷物に入れないようにも注意ですよ!!

頒布物を持ち込む場合は、頒布物を忘れないようにしてください。このリスクを無くすために宅配搬入があります。忘れたら当日自分のスペースで空気を売ることになります。初参加でそんな悲しいことにならないことを祈っています。

筆記用具は後述しますが、当日イベント会場で書かなければならない書類があるので準備していきましょう。

釣り銭は準備できなくても、参加者の皆さんに協力してもらえればなんとかなる場合があるのでそこまで神経質にならなくても良いですが、お金がないと、買い物に行けませんよ!!!自分の本を頒布するためだけに即売会に来たわけではないでしょう!?お金は!!必要です!!!

ちなみにですが、、、
無いと困るものという表記なのは、ここだけの話無くても案外何とかなるからです。サークルチケット忘れたら一般入場まで待てば良いし、頒布物忘れても自分と本を買いに来た人が絶望するだけです(だけとは?)。お金はATMで下ろしましょう。

上記のものを忘れた時は、焦らずスタッフに相談したり、取りに帰ったり、SNSで謝罪する準備をしましょう。

あると便利なもの

当日あると便利なものは人によって違いますが、オーソドックスなものを何個かご紹介します。

  • ポスタースタンド
  • 敷き布(机の上に敷く布のこと)
  • 値札
  • カッターナイフ
  • ガムテープ・マスキングテープ
  • ブックスタンド
  • コインケース
  • 買った頒布物を入れる鞄(袋)
  • ゴミ袋
  • 身分証(買うもの次第)
  • その他各々が必要と思うもの

カッターナイフは、直接搬入や宅配搬入の荷物を開けるときにあると便利です。また、イベントが終わった後に荷物を送る場合にはガムテープが必要になります。

何が必要か、どんなスペースにしたいかは人によって違ってきますので、いろんなサークルさんのを参考にしつつ持ち物を準備してください。

  • 忘れ物をしても慌てない、焦らない、諦めない
  • あると便利なものは、自分のスペースをどんな風に飾りたいか次第

ちなみに参考レベルで私が普段持っていくものを書いておきます

  • 敷き布(『あの布』というやつです)
  • ポスタースタンド(PO.SU.TA製)
  • カッターナイフ・ガムテープ
  • 100均に売っているミニイーゼルとミニコルクボード(アクリルストラップ展示用)
  • 値札・コインケース
  • お金を保管する為のチャックのついた袋

よければ参考にしてみてください!

イベント当日にすること

サークルチケットで入場

当日サークル入場が始まったらサークル参加者はイベントスタートです。
サークルチケットを渡して入場しましょう。
会場の外にお手洗いがある場合もありますので、イベント会場を出入りすためのサークルチケットは無くさず持っておくようにしてください。

自分のスペースに到着したら

スペースは『1スペース=長机半分』が基本です。
机の上にサークル名とスペースが書いてある紙が貼ってあると思うので、自分のスペースを探してください。

スペースに到着したら、大量のチラシが置いてあってびっくりすると思います。
あなたのスペースに置かれたものは全てあなたに向けてのものなので、纏めて横に置いておきましょう。
必要だったら持って帰ったらいいですし、不要な場合は運営がチラシを回収している場合があります。

机ひとつに対し、基本は椅子がひとつです。追加椅子を事前に頼んでいない場合は、運営本部に買いに行くことができるので、お金を握りしめて椅子を買いに行きましょう。

サークル登録

スペースにはサークル参加受付の封筒が置いてあります。
この封筒は、当日イベントで頒布するものを運営に提出するためのものです。
封筒の表面に何種類の物を頒布するのか、それぞれ何冊持ち込んだか、年齢指定の本はあるかなど、必要な項目を記入していきます。

これを、運営が指定した受付場所に持っていきましょう。
初めて頒布するものを一冊提出します。既刊があるなら既刊も一冊ずつ提出する場合があるので、封筒をよく読んでください。
一緒にサークル参加案内に入っている書類を見せなければならない場合もあります。忘れずに持っていきましょう。

直接搬入をお願いした人

印刷所に本の印刷を頼んだ方は、スペースに新刊が入ったダンボールが届いているはずです。早めに会場に着いた場合は、まだそれぞれのスペースに配っている最中かもしれませんので、焦らずできることから始めましょう。

いつまで経ってもスペースにダンボールが届かない場合はスタッフに確認しましょう。違うサークルスペースに届いている可能性もあります。

最悪の場合、搬入ミスがあることもあります。
私は経験したことがありませんが、時々ツイッターなんかで見かけますよね。
これはイベント運営ではなく印刷所の問題になってきますので、印刷を頼んだところに直接連絡をしてみましょう。
こうなったら結構やばい状況です。
当日新刊がないということになりかねないトラブルです。
ここは焦っていいです。なんとかなるよう祈りながら動きましょう。

宅配搬入をした人

宅配搬入をした人はスペースに荷物は届きません。
宅配搬入の荷物を受け渡すところがイベントのどこかにあります。これはサークル参加案内に書かれていると思いますので、各自確認しましょう。

きちんと指定された通り荷物を送ったのに届いていない場合は、運送会社のトラブルかもしれません。送った時の送り状を確認して、運送会社に荷物の所在を確認しましょう。

スペースの設営

全ての荷物は届きましたか?足りないものはありませんか?

荷物の中身を確認しつつ、スペースの設営をしましょう。
自分のスペースに(あれば)布を敷き、その上に本を。本の前に値札があれば親切です。
ポスタースタンドがあればそれも設置しましょう。
周りを見渡せば同じように設営している人たちがいるので、参考にしてみてください。

前述しましたが、あなたのスペースは長机の半分です(2スペースとっていたら長机1つ)。
机は大抵隙間なく並べられていますので、横のサークルさんに迷惑にならないような設営にしましょう。

隣のサークルさんはこれから数時間ずっと隣にいることになるので、以前喧嘩をして一言も口を利きたくない場合以外は軽く挨拶しておきましょうね。

  • 自分が使えるスペースは1スペース長机半分
  • サークル登録の封筒を記入して、サークル登録をする
  • 必要な荷物が全て届いているかの確認
  • 設営は両隣に迷惑のかからないようにしよう

ここまでできたら、あとはイベント開始時間を待つだけです。
初めてのイベントに向けて気持ちを高めて待ちましょう!

終わりに

イベント会場に着いてからの流れは分かりましたか?
色々やらないといけないことがありますよね。

「忘れ物をしたらどうしよう」とか「ちゃんと時間通りに準備できなかったらどうしよう」とか、色々思うことはあるかもしれません。

でも心配しないでください。案外なんとでもなります

周りにも同じように初参加を乗り越えてきたサークルさんがたくさんいますし、イベントスタッフも分からないことがあれば教えてくれます。
頑張って準備をして、それでもミスやトラブルがあることは仕方ないことですので、そういう時は誰かに助けを求めてもいいと思います。

初めてのイベントは、きっといい経験になります。
全力で楽しんできてください。

それでは今回はここまで。
乱文長文失礼しました。少しでも参考になれば幸いです。

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